یکی از مهم ترین اقداماتی که صاحبین کسب و کارها باید به دنبال آن باشند، سیستم سازی کسب و کار است. بدون کمک سیستم سازی نباید از مجموعه خود انتظار زیادی داشته باشید. ما برای آشنایی بیشتر شما با این مجموعه اقدامات و مزایای آن این مقاله را آماده کرده ایم. اگر به دنبال یادگیری مراحل سیستم سازی هستید، این مقاله را از دست ندهید.
منظور از سیستم سازی کسب و کار چیست؟
به نقل از مرکز بیزینس کوچینگ کریمی، سیستم سازی کسب و کار به مجموعه فرآیندهایی اطلاق می شود که در آن، فعالیت های تکراری و روزمره یک کسب و کار به گونه ای مستند و استاندارد آماده می شوند تا توسط هر فردی قابل انجام باشند. این امر به صاحبان کسب و کار کمک می کند تا سیستمی کارآمد و قابل اتکا برای اداره ی امور کسب و کار خود به دست آورند.
سیستم سازی چه مزایایی دارد؟
پس از آشنایی اولیه با سیستم سازی، در ادامه برای آشنایی بیشتر با این مفهوم شما را با مزایای آن آشنا می کنیم. مزایای آن عبارتند از:
برآورده سازی انتظارات مشتریان
بدون سیستم سازی کسب و کار نحوه تعامل با مخاطبین مشخص نیست و نمی توان عمکلرد تیم فروش را به طور دقیق ارزیابی کرد. با استفاده از سیستم سازی، فرآیندی شفاف و کارآمد برای ارائه خدمات به مشتریان ایجاد می شود که منجر به افزایش رضایت و وفاداری آن ها خواهد شد.
نتایج یکپارچه
به کمک سیستم سازی تمامی وظایف و فعالیت ها به طور یکسان و با کیفیت بالا انجام شوند و از بروز ناهماهنگی و خطا جلوگیری می کند. البته برای اجرای دقیق دستورالعمل ها نیاز به رهبری قوی وجود دارد که مراقب اجرا شدن صحیح آن ها باشد.
تعامل کارمندان
انتظار نداشته باشید که کارکنان شما بدون این که وظایف شان مشخص باشد، کاری انجام بدهند. تنها به کمک سیستم سازی و با مشخص شدن وظایف و شرح شغل ها، کارمندان به طور دقیق از وظایف خود آگاه شده و انگیزه ی بیشتری برای انجام کارها خواهند داشت.
کاهش هزینه ها و افزایش سوددهی
مشکل بزرگ اکثر کسب و کارها عدم توجه به هزینه های غیر ضروری است که به مرور ضرر به نسبت هنگفتی به کسب و کارتان وارد می کند. سیستم سازی به حذف فرآیندهای غیرضروری و افزایش کارایی منجر می شود که در نهایت منجر به کاهش هزینه ها و افزایش سود خواهد شد.
مدیریت دانش
بدون سیستم سازی اطلاعات موجود در کسب و کار شما ثبت نمی شود و نمی توان از تجارب بهره برد. با مستندسازی فرآیندها، دانش و تجربیات افراد در سازمان حفظ شده و به راحتی قابل انتقال به دیگران خواهد بود.
آشنایی با مراحل سیستم سازی
در ادامه در پنج مرحله مراحل سیستم سازی کسب و کار را بررسی می کنیم:
1-شناسایی فعالیت های تکراری
اولین قدم در سیستم سازی، شناسایی فعالیت هایی است که به طور مرتب و روزانه انجام می گیرند تا در مراحل بعدی ارزش گذاری شوند.
2-تجزیه و تحلیل فعالیت ها
پس از شناسایی فعالیت ها، باید آن ها را به مراحل کوچکتر و قابل کنترل تر تجزیه و تحلیل کرد. این گونه می توان تشخیص داد که کدام فعالیت ها در اولویت هستند.
3-مستندسازی فرآیندها
برای هر یک از فعالیت ها، باید دستورالعملی دقیق و واضح تهیه شود که شامل مراحل انجام کار، ابزار و تجهیزات مورد نیاز و نکات کلیدی باشد. به دقیق بودن دستورالعمل ها توجه ویژه ای داشته باشید تا در مرحله بعدی به مشکلی بر نخورید.
4-آموزش کارکنان
کارکنان باید به طور کامل با فرآیندهای جدید آشنا شده و آموزش لازم را برای انجام آن ها ببینند. همان طور که در مرحله پیش گفتیم، اگر دستورالعمل ها واضح و دقیق باشد، در این مرحله آموزش کارکنان ساده تر خواهد بود.
5-نظارت و پایش
پس از اجرای سیستم، باید به طور مستمر بر عملکرد آن نظارت و پایش شود تا در صورت نیاز، اصلاحات لازم انجام گیرد. چرا که هیچ سیستمی کامل نیست و نیاز به اصلاح و بهتر شدن دارد.
به طور کلی در این مقاله مراحل و مزایای سیستم سازی را بررسی کرده ایم. سیستم سازی فرآیندی مستمر است که نیاز به تعهد و تلاش مستمر دارد. اگر می خواهید به خوبی از پس سیستم سازی کسب و کار بربیایید از خدمات سایت هایی مانند مرکز بیزینس کوچینگ کریمی استفاده کنید. زیرا این سایت ها در این زمینه دانش و تجربه فراوانی دارند و به کمک شما می آیند.
